تفاوت دبیرخانه و بایگانی مستندات چیست

دبیرخانه به بخشی از سازمان اشاره دارد که مسئولیت ‌های گوناگونی از جمله ثبت، دریافت، حفظ، و توزیع نامه ‌ها، اسناد، و پرونده‌ های مرتبط با فعالیت ‌های سازمان را بر عهده دارد. بایگانی اسناد به مجموعه ‌ای از این اسناد ارزشمند اشاره دارد که نه تنها در گذشته تولید شده ‌اند، بلکه احتمال تولید مجدد آنها در آینده نیز وجود دارد.

دبیرخانه چیست؟

دبیرخانه، به بخشی از سازمان اشاره دارد که مسئولیت ‌های گوناگونی از جمله ثبت، دریافت، حفظ و توزیع نامه ‌ها، اسناد و پرونده‌ های مرتبط با فعالیت‌ های سازمان را بر عهده دارد. این واحد از اهمیت بسزایی برخوردار بوده و اجرای بی ‌نقص وظایف اساسی خود برای پیشرفت و کارآمدی سازمان ضروری می باشد. لازم به ذکر است که هرگونه نوشتار یا فعالیتی که در چارچوب یک سازمان انجام شود، باید مطابق با ضوابط و دستور العمل ‌های دبیرخانه صورت گیرد تا اعتبار و رسمیت لازم را به دست آورد. اصولاً، ایجاد و تدوین هرگونه سند اداری و نوشتاری بدون ثبت در دبیرخانه، از لحاظ اداری و حقوقی معتبر و مؤثر شناخته نمی‌ شود. بنابراین، دقت در انجام امور مرتبط با ثبت و ارسال اسناد و نامه ‌های مختلف، از جمله وظایف حیاتی دبیرخانه محسوب می ‌گردد. اگرچه وجود دبیرخانه در سازمان ‌ها به عنوان یک الزام اداری و ضرورت کاری در نظر گرفته می ‌شود، اما لازم به ذکر است که در برخی کشور ها وجود این واحد می ‌تواند اختیاری باشد. به عنوان مثال، در کشور هایی همچون بریتانیا و استرالیا، تنها شرکت ‌های دولتی ملزم به داشتن دبیرخانه هستند، در حالی که برای شرکت ‌های خصوصی، این امر به عنوان یک اختیار در نظر گرفته می ‌شود و با توجه به نیازها و موازین داخلی، تصمیم‌ گیری می ‌شود که آیا این واحد در سازمان تشکیل شود یا خیر.

انواع دبیرخانه کدامند؟

واحد های دبیرخانه در سازمان‌ ها، بر اساس ساختار و مکانیزم عملکردی آنها، به سه دسته اصلی تقسیم می ‌شوند.

دبیرخانه متمرکز

دبیرخانه متمرکز، یکی از انواع سازماندهی دبیرخانه است که در آن تمامی فعالیت‌ های مرتبط با دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ های اداری به صورت متمرکز در یک واحد سازمانی انجام می ‌پذیرد. این سازماندهی معمولاً در شرایطی به کار می ‌رود که سازمان به تعداد محدودی از مراجعه‌ کنندگان مجهز بوده و منابع انسانی و امکانات سازمان به صورت محدودی در دسترس باشد. همچنین، در مواردی که ساختار سازمانی اجازه مدیریت مکاتبات را توسط تمامی واحدها نمی‌ دهد، به کارگیری این نوع از دبیرخانه ضروری می ‌باشد.

دبیرخانه نیمه متمرکز

این سیستم به وضعیتی اشاره دارد که فرآیند دریافت و ارجاع نامه‌ های اداری به صورت متمرکز، در دبیرخانه مرکزی سازمان اجرا می ‌شود. در این سیستم، ثبت نامه ‌های وارده و صادره توسط هر یک از واحدهای سازمان به صورت مجزا انجام می ‌پذیرد. این تنظیمات سازمانی معمولاً در صورتی اجرا می ‌شوند که نیاز به اداره ‌کردن فرآیند مکاتبات در واحد های مختلف سازمان احساس شود.

دبیرخانه غیر متمرکز

آخرین نوع در سازماندهی دبیرخانه، نیز سیستم غیر متمرکز است که در آن هر یک از واحد های سازمان، وظایف مرتبط با دریافت، ثبت و توزیع نامه‌ های اداری مرتبط به خود را به صورت مستقل و جداگانه انجام می ‌دهند. استفاده اصلی از این سیستم، در شرایطی است که سازمان دارای تعداد زیادی مراجعه ‌کننده، منابع انسانی و امکانات بسیاری است و ساختار سازمانی به هر واحد امکان مدیریت مستقل مکاتبات را می ‌دهد. در این چارچوب، وظایف تخصصی به عهده واحد های سازمان قرار دارند و این نظام سازمانی بهبودی چشمگیر در کارایی و کنترل مکاتبات داخلی سازمان را به همراه دارد.

بایگانی مستندات چیست؟

هر گونه سند، نامه، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و موارد مشابه که توسط اشخاص یا سازمان ‌های دولتی و خصوصی تولید گردیده و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد، و احتمال رجوع و یا استناد به آن در آینده وجود داشته باشد، در چرخه فعلی اداری خود سازمان، باید مورد آرشیو گذاری قرار گیرد. بایگانی اسناد، به مجموعه ‌ای از این اسناد ارزشمند اشاره دارد که نه تنها در گذشته تولید شده ‌اند بلکه احتمال تولید مجدد آنها در آینده نیز وجود دارد.

از این رو، بر اساس تعریف فوق، بایگانی اسناد تنها به محدوده اسناد قدیمی و تاریخی محدود نمی ‌شود. بلکه هدف اصلی بایگانی، محافظت و حفظ اسنادی است که به عنوان منابع با اهمیت و ارزشمند برای سازمان در آینده شناخته می شوند.

چگونه اسناد را بایگانی کنیم؟

بایگانی اسناد در یک سازمان یک فرایند بسیار حیاتی است که برای حفظ اطلاعات ارزشمند و اطمینان از دسترسی و مرجع ‌گیری در آینده ضروری می ‌باشد.

1. تعیین اسناد برای بایگانی

اسنادی که ارزش طولانی ‌مدت یا اهمیت حقوقی دارند و نیاز به بایگانی دارند، مشخص نمایید. در این بخش، به سوابق مالی، قرارداد های حقوقی، برنامه ‌های استراتژیک و سایر اسناد تاریخی توجه داشته باشید.

1. سازماندهی اسناد

اسناد را بر اساس دسته ‌بندی ‌های مرتبط، مانند نوع، بخش یا موضوع، سازماندهی کنید. این رویه سازماندهی به شما کمک خواهد کرد که اسناد به ‌صورت منطقی و سازمان ‌یافته ذخیره شوند و بازیابی آنها آسان ‌تر شود.

1. انتخاب روش ‌های بایگانی

با توجه به ویژگی ‌های اسناد و ترجیحات سازمان، روش ‌های مناسب بایگانی را انتخاب کنید. این روش ‌ها ممکن است شامل:

• ذخیره فیزیکی مانند کابینت ‌های فایل یا ذخیره ‌سازی در محل‌ های خارج از دفتر
• ذخیره دیجیتال استفاده از سیستم‌ های مدیریت اسناد، ذخیره ‌سازی در فضای ابری یا استفاده از بهترین نرم ‌افزار اتوماسیون اداری که قابلیت بایگانی اسناد را نیز دارد.

1. پیاده‌ سازی فهرست ‌بندی اسناد

یک سیستم فهرست ‌بندی برای اسناد مهم جهت بایگانی ایجاد کنید. این فهرست شامل جزئیاتی نظیر عنوان، تاریخ، نویسنده و کلمات کلیدی است که کمک به جست و جو و بازیابی آسان ‌تر اسناد خواهد کرد.

1. ذخیره ‌سازی امن

اسناد بایگانی شده را به ‌صورت امن ذخیره کنید تا اطلاعات حساس محافظت شود و از دسترسی غیر مجاز جلوگیری شود. استفاده از تدابیر امنیتی فیزیکی برای آرشیو فیزیکی و رمز گذاری، کنترل دسترسی و پشتیبان‌ گیری برای بایگانی دیجیتال توصیه می‌ شود.

1. بررسی و نگهداری منظم

اسناد بایگانی شده را به‌ صورت دوره ‌ای بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که همچنان ارزشمند و با سیاست ‌های نگهداری سازمانی سازگار هستند. همچنین، اسنادی که دیگر نیازی به آنها نباشد را به ‌صورت مطمئن و با رعایت مقررات دستخوش از بین بردن نمایید.

سوالات متداول

چرا بایگانی اسناد حائز اهمیت است؟

اقدام تضمین می ‌کند که سازمان با الزامات قانونی و مقرراتی مطابقت داشته باشد، بازیابی کارآمد اطلاعات را در لحظه نیاز فراهم کند، و از دست رفتن یا فساد داده‌ ها را کاهش می دهد. علاوه بر این، بایگانی اسناد با فراهم کردن یک سابقه تاریخی قابل اعتماد و نقطه مرجعی برای اقدامات آینده، کارآیی، بهره ‌وری و تصمیم‌ گیری سازمانی را بهبود می ‌بخشد.

انواع دبیرخانه کدامند؟

واحد های دبیرخانه در سازمان‌ ها، بر اساس ساختار و مکانیزم عملکردی آنها، به سه دسته متمرکز، نیمه متمرکز و غیر متمرکز تقسیم می ‌شوند.