در بخش ساختار آموزشگاه چندین منو وجود دارد که در اینجا به آموزش تصویری و معرفی آن می پردازیم.
در این منو اطلاعات مدرسه که شامل نام مدرسه، شماره تماس های مدرسه، کد مدرسه که از آموزش و پرورش اخذ می گردد، مقطع (ابتدایی-متوسطه و یا هردو)، جنسیت (دخترانه یا پسرانه و یا هردو) ، شهر ، آدرس و لوگوی مدرسه (سعی کنید عکستان به صورت مربع باشد) می باشد قابل مشاهده است.
همچنین در قسمت توضیح مختصر برای پروفایل مدرسه می توانید متنی قرار دهید. این قسمت در پروفایل مدرسه و سایت قرار می گیرد و توسط گوگل قابل سرچ می باشد و اگر از کلیدواژه های خوب و مناسب در این قسمت استفاده نمایید افرادی که به دنبال مدرسه شما می گردند می توانند به راحتی شما را در گوگل پیدا کنند و صفحه شما را در لیست گوگل ملاحظه کنند.
لازم به ذکر است به منظور اعمال تغییرات در هر یک از بخش ها می توانید وارد این قسمت شوید و تغییرات مورد نظر را اعمال کنید.
در این بخش، قسمت های مختلف برنامه موجود می باشد که شما می توانید هر یک از این بخش ها را فعال یا غیر فعال نمایید. این بخش ها عبارتند از:
شبکه های اجتماعی شامل Linkedin ، Facebook ، اینستاگرام مدرسه ، تلگرام مدرسه ، آدرس سایت مدرسه ، ایمیل مدرسه و آدرس در سایت (این آدرس به صورت "نام مدرسه /http://madyar.org/school/ " است) می باشد که می توانید تمامی این اطلاعات را در این قسمت قرار دهید و کلیه این اطلاعات در پروفایل مدرسه قرار می گیرد و افرادی که در گوگل اسم یا سایت شما را سرچ نمایند می توانند به این اطلاعات دسترسی داشته باشند.
نکته: بهتر است که آدرس در سایت را بعد از مدت طولانی تغییر ندهید زیرا این آدرس در گوگل ذخیره می شود و اگر آن را تغییر دهید امتیاز خود را در گوگل از دست می دهید و دوباره باید امتیاز کسب نمایید. در واقع از طریق این آدرس، گوگل می تواند پروفایل شما را پیدا کند و به بازدیدکنندگان نمایش دهد.
این قسمت یکی از بخش های بااهمیت سامانه می باشد و زمانی که مدرسه می خواهد از این سامانه استفاده نماید در گام نخست باید وارد این بخش شود و کلاس های خود را در این قسمت اضافه نماید. کلاس ها باید به صورت صحیح در این بخش وارد شود زیرا کلاسبندی دانش آموزان و معلمین بر اساس این کلاس ها انجام می شود. در صورتی که کلاسی را به اشتباه وارد کرده باشید می توانید بر روی گزینه "ویرایش" کلیک کرده و آن کلاس را ویرایش نمایید.
مفهوم کلاس برای مدارس یک مفهوم واضح و مشخص می باشد. در برخی سامانه ها به جای واژه ی کلاس از دوره استفاده می شود. مخصوصا مدارس یا آموزشگاه هایی که در یک کلاس ، معلم های مختلف درس های مختلفی را تدریس می کنند. در این موارد باید برای دروس مختلف کلاس های (دوره های) مختلف تعریف کرد. به چند مثال زیر توجه کنید:
| نام کلاس | معلم | پایه | درس | |
| 1 | کلاس چهارم الف | آقای حسینی | چهارم ابتدایی | قرآن |
| 2 | کلاس گلهای فاطمه | خانم عربعلی | پنجم ابتدایی | علوم تجربی |
| 3 | کلاس فیزیک استاد عابدی (4شنبه ها ساعت 9) | آقای عابدی | کنکور | فیزیک |
همانطور که در جدول بالا می بینید، ردیف 1 و 2 برای یک مدرسه ابتدایی می باشد و ردیف 3 مختص یک آموزشگاه کنکور می باشد. البته در دبیرستان ها چون چندین معلم در یک کلاس درس می دهد، کلاس ها به همین شیوه نام گذاری می شوند تا قابل تشخیص باشد آن کلاس در چه زمانی برای چه معلمی می باشد. در حالت کلی در هر کلاس باید معلم و دانش آموزان و زمان تشکیل کلاس مشخص باشد. با همین سه معیار می توان کلاس های متفاوت تعریف کرد.
هر کلاس دو کد عضویت دارد: یکی برای دانش آموزان و یکی برای معلمین. برای امنیت بیشتر هر کدام یک هفته تاریخ انقضا دارند. هنگامی که کلاس ها را ثبت کردید کد عضویت مربوط به هر کلاس را برای اعضای آن ارسال کنید.
پس از اینکه هر کاربر کد عضویت خود را از آموزشگاه دریافت کرد وارد سایت مدیار شده سپس روی ثبت نام کلیک می کند، پس از ثبت نام یک منو وجود دارد به نام ورود به آموزشگاه. روی این گزینه کلیک می کند و کد عضویت خود را وارد می کند، و تمام!
با این کار هم عضو آموزشگاه می شود هم عضو آن کلاس! و شما دیگر لازم نیست کاربران را با لیست اکسل یا به صورت تک تک وارد کنید و سپس آنها را کلاس بندی کنید. در مورد کاربرانی که قبلا عضو آموزشگاه بوده اند کار ساده تر است، دیگر نیاز به ثبت نام ندارند، فقط کد عضویت را وارد می کنند تا عضو کلاس شوند.
دوره تحصیلی برای آموزشگاه هایی که تازه عضو شده اند به صورت خودکار تعریف می شود و نیاز به تغییر آن نیست. دوره تحصیلی به دوره ای گفته می شود که دانش آموزان و معلمین بر سر کلاس های مشخصی می نشینند و یک ترم (در آموزشگاه ها) یا سال تحصیلی (در مدارس) را می گذرانند. پس از اینکه دوره تحصیلی (مثلا سال تحصیلی 1400-1401) تمام شد و دانش آموزان قرار است سر کلاس های جدید بنشینند کافی است یک دوره تحصیلی جدید تعریف کنید. کاربرد دوره تحصیلی در جداسازی اطلاعات دوره قبلی با دوره جدید می باشد، طوری که می توانید در سال تحصیلی (ترم) جدید با انتخاب گزینه عدم نمایش، اثری از اطلاعات سال تحصیلی (ترم) قبلی نباشد.
این بخش از آموزش مخصوص آموزشگاه هایی است که سال های قبل از سامانه استفاده کرده اند و اکنون می خواهند سال تحصیلی جدید را با کلاس بندی جدید شروع کنند. در این هنگام باید ابتدا یک دوره تحصیلی جدید از بخش ساختار آموزشگاه تعریف کنید. وقتی دوره تحصیلی جدید فعال می شود تمام کلاس ها و کلاس بندی های دوره قبل نامرعی می شوند و باید مجدد کلاس ها و کلاس بندی ها را تعریف کنید. اما کاربران شما حذف نمی شوند و فقط به کلاس بندی جدید نیاز دارند (مثلا یک کاربر دوره قبل اول بوده و امسال به کلاس دوم می رود). بعد از اینکه دوره تحصیلی جدید تعریف کردید سپس از منوی ساختار آموزشگاه به بخش کلاس ها بروید و کلاس های دوره جدید را ایجاد کنید. اکنون برای کلاس بندی جدید به دو روش می توانید عمل کنید:
روش اول: تمام دانش اموزان و معلمین دوره گذشته را حذف کنید و با اکسل لیست جدید را با کلاس بندی جدید وارد کنید. (در اکسل می توانید کلاس آنها را مشخص کنید). مزیت این روش در ساده گی عملیات می باشد. اما معایب این روش این است که با حذف دانش اموزان سوابق دوره تحصیلی گذشته آنها حذف می شود. (مثلا نمرات دوره گذشته)
روش دوم: کاربران قبل را نگه دارید. مزایا: اطلاعات قبلی کاربران از بین نمی رود. معایب: کمی دشوار تر از روش قبلی می باشد
نکته: اگر می خواهید اطلاعات دوره تحصیلی قبل (مانند نمرات و گالری) در دوره جدید باز هم نمایش داده شود دوره تحصیلی قبلی را ویرایش کنید و تیک نمایش را فعال کنید)
در قسمت دروس شما می توانید پایه موردنظر را انتخاب نمایید و دروسی که در آن پایه به صورت پیش فرض تعریف شده است را ملاحظه نمایید. در صورتی که شما علاوه بر این دروس، درس های دیگری هم در آن پایه دارید و یا نام دروس شما با دروس پیش فرض متفاوت است می توانید دروس موردنظر خود را دراین بخش وارد نمایید.
به منظور اضافه کردن دروس، ابتدا پایه مورد نظر را انتخاب نمایید وسپس بر روی گزینه افزودن کلیک نمایید. فیلدهای زیر را پر نمایید:
سپس دکمه ثبت را بزنید تا درس مورد نظر ثبت گردد.